メール添付ファイル分離システム

1. システムの概要

このシステムでは、ファイルをメールに直接添付せず、専用のダウンロードセンターに登録して共有します。 受取人にはダウンロード用URLを記載したメールが届き、パスワードは別メールで通知されます。

2. 管理者向けの使い方

管理画面へのログイン

管理者から案内された管理画面のURLを開き、指定されたログイン情報を入力してください。 ログイン情報は関係者以外に共有しないでください。

ファイルと宛先の登録

1. 送信するファイルを選択します。
2. 受取人のメールアドレスを入力します。
3. 宛先とファイル名に誤りがないことを確認します。

アップロード可能なファイル容量は最大50MBです。

通知メールの設定

• 送信元を選択します。初期設定は info@sample.co.jp です。
• メール件名と本文を確認し、必要に応じて編集します。
• 本文にURLや受取人情報の差し込み欄がある場合は、画面の案内に従ってください。

送信後の確認

画面に表示される送信結果を確認してください。受取人から未着の連絡があった場合は、 宛先の入力誤りや迷惑メールフォルダーへの振り分けがないか確認してください。

3. 受取人向けのダウンロード方法

1. ダウンロードURLが記載された通知メールを開きます。
2. 別メールで届くパスワードを確認します。
3. 通知メールのURLをブラウザーで開きます。
4. パスワードを入力し、画面に表示されたファイルをダウンロードします。

メール内のURLが複数行に折り返されている場合は、URL全体をつなげて開いてください。 URLのメールとパスワードのメールが見つからない場合は、迷惑メールフォルダーも確認してください。

4. セキュリティ上の注意

• URLとパスワードは、ファイルを受け取る必要がある相手だけに共有してください。
• パスワードはURLとは別に管理し、URL通知メールの本文に書き加えないでください。
• 送信前に、宛先・ファイル名・メール本文を確認してください。
• 心当たりのないメールや不審なURLは開かず、送信者に確認してください。
• 管理画面のログイン情報をメール本文などに記載しないでください。

5. 困ったとき

通知メールが届かない

宛先メールアドレスと迷惑メールフォルダーを確認してください。 しばらく待っても見つからない場合は、ファイルの送信者へご連絡ください。

パスワードメールが届かない

パスワードはURL通知とは別のメールで届きます。迷惑メールフォルダーを確認し、 見つからない場合は送信者へお問い合わせください。

ダウンロードできない、またはファイルを開けない

パスワードの入力内容とダウンロードの完了状況をご確認ください。 解決しない場合は、受信したメールの件名と表示されたエラー内容を送信者へお知らせください。